In opdracht van gemeente Amsterdam heeft bouAd het projectmanagement van de modernisering van het gebouwbeheersysteem van Stadsarchief Amsterdam verzorgd. Hiermee is het historische gebouw de Bazel aan de Amsterdamse Vijzelgracht toekomstbestendig gemaakt. Het pand bevat een depot met historische documenten, kantoren en tentoonstellingsruimten. Hiervoor zijn strikte klimaatcondities noodzakelijk, anders dreigt er schade aan de waardevolle collectie.
Het bestaande gebouwbeheersysteem was sterk verouderd: onderdelen waren niet meer verkrijgbaar, storingen stapelden zich op en onderhoud bood geen structurele oplossing meer. Dit systeem was na 15 jaar 24/7 te hebben gedraaid letterlijk op. Een hoofdpijndossier voor beheerder én gebruikers. Elke dag moest geïmproviseerd worden om problemen op te lossen. Er bleef maar één ding over: vervanging.
Het gebouw en de uitdagingen
De dikke betonwanden van de voormalige kluizen in de Bazel, nu omgebouwd tot technische ruimtes, beperkten de mogelijkheden om nieuwe installaties te plaatsen. “We moesten vooral werken met wat er al was,” legt Simon Koekoek uit. “We konden de omhulsels van de installaties niet vervangen, alleen het interne vernieuwen. Dat maakte het complex.” Het pand moest bovendien continu operationeel blijven. “Het verhuizen van de archieven zou een jaar kosten, dus dat was geen optie. Dus moest het systeem vervangen worden, terwijl het gebouw in gebruik bleef. Dit vereiste nauwgezette planning en constante communicatie met alle betrokkenen.
Verschillende doorgewinterde regeltechnisch deskundigen werden geraadpleegd. Het project werd opgedeeld in 15 duidelijke stappen, elk met een werkplan en een planning. Dat hielp niet alleen het team, maar ook de eindgebruikers. Zij zagen precies wat er ging gebeuren en welke impact dat had. Zo kon er beter samengewerkt worden en werden frustraties voorkomen. Het teamwork en de open communicatie werden door iedereen gewaardeerd.
Technisch en menselijk succes
Binnen de fysieke beperkingen zijn er nieuwe leidingen en systemen geïnstalleerd. Het was een enorme klus, maar dankzij de specialisten en de strakke samenwerking is dit project tot een succesvol einde gebracht. Naast de technische aspecten is ook de menselijke kant van het project een succesverhaal.
De impact van het nieuwe systeem is duidelijk voelbaar. De medewerkers van het Stadsarchief zijn enthousiast. Zij hebben nu toegang tot een modern systeem en worden actief betrokken bij het gebruik ervan. Wat dit project vooral bijzonder maakt? Voor Simon Koekoek is het de gestructureerde aanpak: “Een plan maken, afspraken nakomen en goed communiceren. Dat werkt.”
